cleverQ

Der volle Wartebereich am Montagvormittag ist selten ein Kapazitätsproblem. Er ist ein Verteilungsproblem. Alle kommen gleichzeitig, weil niemand weiß, wann es ruhiger ist. Und während sich die Schlange bildet, klingelt parallel das Telefon, weil andere ihren Termin absprechen wollen.

cleverQ löst beides auf einmal. Bürgerämter, Jobcenter, Zulassungsstellen, Kliniken, Sparkassen und Versorger setzen es deutschlandweit ein. Bei uns kommt ein Punkt dazu, den eine reine Terminlösung nicht leisten kann: Der Besucher am Empfang ist derselbe Vorgang wie der Anruf und die E-Mail.

Der Empfang ist ein Kanal wie jeder andere

In den meisten Häusern läuft der Besucherverkehr getrennt vom übrigen Service. Vorne steht ein Aufrufsystem, hinten arbeitet das Team im Contact Center, und beides weiß nichts voneinander. Ruft jemand am Nachmittag wegen des Termins vom Vormittag an, beginnt die Sache von vorn.

Weil cleverQ als Technologiepartner in robot5 ALO eingebunden ist, entfällt diese Trennung. Termine, Aufrufe und Besucherdaten laufen als vollwertiger Kanal in derselben Oberfläche wie Anrufe, E-Mails, Chats und Dokumente. Wer den Besucher aufruft, sieht den vollständigen Verlauf. Wer später den Anruf annimmt, sieht den Besuch.

Der volle Funktionsumfang von cleverQ bleibt dabei erhalten. Was sich ändert, ist der Rahmen: Aus einem Nebensystem am Empfang wird ein Bestandteil Ihres Kundenservice.

Termin- und Laufkundschaft in einem System

Der eigentliche Kunstgriff bei cleverQ selbst liegt darin, dass beide Besuchergruppen dieselbe Warteschlange nutzen. Wer online gebucht hat und wer spontan kommt, steht im selben System, und die Reihenfolge bleibt jederzeit aktuell. Ihre Mitarbeiter sehen eine Liste, nicht zwei, und müssen nicht im Kopf ausgleichen, wer als Nächstes drankommt.

Steuerung über alle Kanäle hinweg

Die Verbindung zahlt sich auch in der Personalplanung aus. Weil Besucheraufkommen und Kontaktaufkommen in derselben Auswertung erscheinen, sehen Sie die tatsächliche Last Ihres Teams und nicht zwei getrennte Bilder, die niemand zusammenrechnet.

Wer morgens erkennt, dass viele Termine anstehen, kann die Telefonbesetzung entsprechend planen. Und umgekehrt.

Modular, was Sie brauchen

Der Grundnutzen ist schnell erklärt: Online-Terminbuchung und geordneter Aufruf. Darüber hinaus lässt sich das System um genau die Bausteine erweitern, die zu Ihrer Situation passen.

Barrierearme Terminbuchung für Menschen mit Einschränkungen. Kalendersynchronisation, damit Termine im Kalender der Mitarbeiter erscheinen. Videoberatung für Anliegen, die keinen Besuch erfordern. Ein Notruf-Modul für Gefahrensituationen am Schalter. Zutrittssteuerung, Sprachausgabe, Anzeige der aktuellen Wartezeit auf Ihrer Website, Rückmeldung der Besucher nach dem Termin.

Für die Ausstattung vor Ort gibt es Kiosksysteme und Ticketspender, alternativ läuft alles rein digital über App und Weboberfläche, ohne Hardware und ohne Papier.

Ohne Eingriff in Ihre IT

cleverQ läuft als Dienst, ohne dass in Ihre vorhandene Infrastruktur eingegriffen werden muss. Die Lizenzierung erfolgt standortbezogen und nicht je Arbeitsplatz, was gerade in größeren Häusern die Kalkulation erheblich vereinfacht. Datenschutz und Informationssicherheit sind über Zertifizierung und Hosting bei deutschen Anbietern abgedeckt.

Ein Vertrag, ein Ansprechpartner

Einrichtung, Anbindung an robot5 ALO, Schulung und laufender Betrieb kommen von uns. Sie führen kein zweites Vertragsverhältnis und müssen im Störungsfall nicht klären, ob die Ursache beim Terminsystem oder beim Contact Center liegt.