Öffentliche Auftraggeber & Verwaltung
Vom ersten Anruf im Bürgerbüro bis zum Aufruf an Schalter drei, vom eingehenden Antrag bis zur Alarmierung im Krisenfall: Wir machen Verwaltungen erreichbar. Schritt für Schritt, im Tempo Ihres Hauses, betrieben in deutschen Rechenzentren oder auf Wunsch vollständig in Ihrem eigenen Haus.
Einstieg
Wir kennen Ihren Alltag
Montagmorgen, acht Uhr, die Leitung im Bürgerbüro ist belegt, im Wartebereich sitzen schon zwanzig Menschen, und in der Kfz-Zulassung stehen die Händler an. Dazwischen Wohngeldanträge, Ummeldungen, Führungszeugnisse, Bauanfragen, alles mit Fristen, alles mit Nachweispflicht. Der Bürgerservice prägt die Wahrnehmung einer Verwaltung wie kein anderer Bereich, und genau dort ist der Druck am größten: Erwartungen wie im Onlinehandel, Stellen, die sich nicht besetzen lassen, gewachsene Fachverfahren, die nebeneinander stehen, und ein Digitalisierungsauftrag, der nicht wartet.
Wir arbeiten seit vielen Jahren mit Landratsämtern, Kreisverwaltungen, Städten, Gemeinden und Behörden zusammen. Deshalb wissen wir auch, dass Verwaltung anders funktioniert als ein Unternehmen: Haushaltsjahre, Vergabeverfahren, Personalrat, gewachsene Zuständigkeiten und eine Verantwortung, die man nicht einfach an ein System abgibt. Wer hier mit dem großen Umbruch kommt, hat den Alltag nicht verstanden. Wir fangen dort an, wo bei Ihnen der Schuh tatsächlich drückt, und bauen von da aus weiter. Was gut läuft, bleibt.
Ihr Tempo, Ihre Reihenfolge
Die wenigsten Verwaltungen können bei null anfangen. Es gibt gewachsene Fachverfahren, laufende Verträge, ein Haushaltsjahr und Kollegen, die schon einige Digitalisierungsvorhaben kommen und gehen sehen haben. Genau deshalb setzen wir nicht auf den großen Wurf, sondern auf sichtbare Entlastung in überschaubaren Schritten.
Das kann bedeuten, dass wir mit der Terminvergabe im Bürgerbüro anfangen und der Rest zunächst bleibt, wie er ist. Oder mit der Erreichbarkeit an einer einzigen Rufnummer, die besonders unter Druck steht. Jeder Schritt funktioniert für sich, jeder Schritt lässt sich einzeln bewerten, und jeder weitere kommt erst, wenn der vorherige im Alltag angekommen ist. Ihre Mitarbeiter müssen dafür keine IT-Fachleute werden, und niemand muss eine Arbeitsweise aufgeben, die sich seit Jahren bewährt.
Dazu gehört auch die Frage, wo die Lösung am Ende läuft. Manche Häuser gehen bewusst in die Cloud, andere wollen oder dürfen ihre Daten nicht aus dem eigenen Haus geben. Beides ist bei uns möglich, mit demselben Funktionsumfang und denselben Ansprechpartnern. Wenn Ihr Rechenzentrum, Ihr kommunaler IT-Dienstleister oder Ihre Dienstanweisung den Betrieb vor Ort verlangt, richten wir die Lösung genau so ein.
Herausforderungen
Typische Situationen aus dem Servicealltag
Die Leitung ist belegt
Wer dreimal vergeblich anruft, kommt beim vierten Mal persönlich vorbei, meist unangemeldet und meist zur ungünstigsten Zeit. Schlechte telefonische Erreichbarkeit verlagert das Problem nur, sie löst es nicht.
Der volle Wartebereich
Ohne Termin und ohne geordneten Aufruf entscheidet der Zufall, wer wann drankommt. Für Bürger heißt das Wartezeit, für Ihre Mitarbeiter Unruhe im Rücken und Gespräche, die unter Druck geführt werden.
Der Antrag, der über fünf Wege kommt
Online-Formular, Mail, Brief, Fax, persönlich abgegeben, dazu Nachweise als Handyfoto. Jeder Vorgang muss erfasst, geprüft und dem richtigen Fachbereich zugeordnet werden, bevor die eigentliche Bearbeitung überhaupt beginnt.
Der Moment, in dem alles stehen muss
Hochwasser, Stromausfall, IT-Störung, Großschadenslage. Dann zählt, wie schnell der Krisenstab zusammen ist, wie zuverlässig Bereitschaften erreicht werden und wie strukturiert Ihre Verwaltung nach innen und außen kommuniziert.
Lösungsansätze
So sieht das gelöst aus
Ein Bürgerservice-Center für alle Anliegen
Sprache, E-Mail, Chat, Brief und Fax laufen an einer zentralen Anlaufstelle zusammen. Skill-basiertes Routing bringt jedes Anliegen zum zuständigen Fachbereich, ob Bürgerbüro, Zulassung, Soziales oder Bauamt. Was im Erstkontakt geklärt werden kann, wird dort geklärt, alles andere geht gezielt weiter statt im Kreis. Der Brief und das persönliche Gespräch bleiben dabei gleichwertige Wege, denn nicht jeder Bürger ist digital unterwegs, und das darf auch so bleiben.
Termine statt Warteschlange
Bürger buchen ihren Termin online, werden bei Ankunft per digitalem Aufrufsystem empfangen und gezielt zum richtigen Schalter geleitet. Wer ohne Termin kommt, wird weiterhin bedient und läuft einfach über dieselbe Aufrufsteuerung mit. Das entzerrt Stoßzeiten, macht die Auslastung Ihrer Fachbereiche planbar und nimmt sowohl dem Wartebereich als auch Ihren Mitarbeitern den Druck.
Erreichbarkeit auch in Spitzenzeiten
Lastspitzen bei Kfz-Zulassungen, Wohngeldanträgen oder Anmeldefristen werden durch intelligentes Routing, Rückrufangebote und Sprachdialoge gezielt abgefangen. Statt Besetztzeichen bekommt der Anrufer eine Auskunft, einen Rückruf oder direkt einen Termin. Und wer einen Menschen sprechen möchte, bekommt einen Menschen.
Anträge, die sich selbst sortieren
KI erkennt, worum es in einem eingehenden Vorgang geht, klassifiziert Anträge und Nachweise, liest die relevanten Daten aus und übergibt sie strukturiert an Ihr Fachverfahren. Auch handschriftlich, auch als Foto, auch wenn mehrere Dokumente in einem Umschlag stecken. Wichtig dabei: Die KI bereitet vor, sie entscheidet nicht. Die Bewertung des Einzelfalls bleibt dort, wo sie hingehört, bei Ihrer Sachbearbeitung.
Auskunft rund um die Uhr
Öffnungszeiten, benötigte Unterlagen, Bearbeitungsstand, Terminwunsch: Ihre Bürger klären das im Dialog, auch abends und am Wochenende. Das beginnt bewusst klein, mit den zehn Fragen, die bei Ihnen täglich hundertmal gestellt werden, und wächst erst dann weiter, wenn sich das im Alltag bewährt hat.
Sicher, wenn es kritisch wird
Bereitschaften und Krisenstäbe in Sekunden alarmieren, Meldeketten strukturiert abarbeiten, Mitarbeiter und Standorte in einem Zug informieren, jeden Schritt revisionssicher dokumentieren. Damit Ihre Verwaltung auch bei Großschadenslagen und Ausfällen handlungsfähig bleibt und im Nachgang belegen kann, was wann veranlasst wurde.
Das Netz, auf dem alles läuft
Rathaus, Bürgerbüro, Außenstellen, Schulen und Bauhof hängen an einer Infrastruktur, die zuverlässig laufen und sauber getrennt sein muss. Wir planen und liefern die passende Netzwerkumgebung mit OmniSwitch und OmniAccess Stellar, versorgen Access Points, Kameras und Aufrufanzeigen direkt über das Netzwerkkabel und sorgen dafür, dass Verwaltungsnetz, Gäste-WLAN und Gebäudetechnik strikt voneinander abgeschottet bleiben. Auf Wunsch übernehmen wir Betrieb und Überwachung mit, damit Sie im Störungsfall einen Ansprechpartner haben statt drei Hersteller.
Vertrauen
Verlässlich, prüfbar, dort betrieben, wo Sie es brauchen
Öffentliche Auftraggeber tragen eine besondere Verantwortung für die Daten ihrer Bürger, und sie müssen jederzeit belegen können, wo diese Daten liegen und wer darauf zugreift. Deshalb überlassen wir Ihnen die Entscheidung über den Betriebsort. Wir betreiben unsere Lösungen in deutschen Rechenzentren, unter anderem bei unserem Partner TWL-KOM, DSGVO-konform und auf Grundlage klar geregelter Verträge mit definierten Prüfrechten. Ebenso installieren und betreiben wir sie direkt bei Ihnen vor Ort, in Ihrem eigenen Rechenzentrum oder bei Ihrem kommunalen IT-Dienstleister, wenn Ihre Vorgaben das erfordern. Ihre Daten verlassen dann Ihr Haus nicht. Entwicklung, Betrieb und Support liegen in beiden Fällen bei unseren eigenen Mitarbeitern an unseren Standorten in Deutschland. Wir kennen die Anforderungen aus Vergabeverfahren und liefern die Nachweise, die Ihre Vergabestelle, Ihr Datenschutzbeauftragter und Ihr Rechnungsprüfungsamt brauchen, ohne dass Sie dreimal nachfragen müssen.
- Betrieb in deutschen Rechenzentren, mit Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO
- Zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015 und DIN EN ISO/IEC 27001:2024 (IFU-CERT)
Kundenprojekte
Einige Referenzen aus dieser Branche
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